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2018年09月09日

最近の事 2018年9月 勉強会を開催する際に準備すること


今月のブログをざくざく書きます。
今回は最近勉強会を開催してアレコレ課題があって、
タイムスケジュール的に予約が面倒だったり、
会場を抑えるのが面倒だったり先に取られたりが多いので
いったんブログにまとめてみます。

●勉強会をやるにあたって準備するもの
まあ色々と思いつきますが、簡単なのから。
動画やネット配信などはひとまず保留で。

・会場:最重要。安い会場は本当に取り合い。頑張った人が勝ち。
・懇親会会場:結構予約いっぱいで取るのが大変。予算の高い所は取れない。
・合宿用ホテル:まあ合宿をやる時は。予算と人数合わせが大変。
・交通手段:集合場所に何時で何人という所。
・Connpassページ作成:一応手間と言えば手間という程度。
・予算推定:総費用がいくらになるか。お金の問題が一番つらい。
・当日スケジュール:タイムキーパーや順番などなど。
・機材:最小限はプロジェクタとVGA、HDMIケーブル。
    Chromecastやネット配信、Wifiルーター他はもし必要であれば。
・発表資料:発表する場合はネタが必要だよね。
    
●会場
会場費≒参加費になるので、どこの会場を借りるかが重要。
一番安い所は地方自治体の運営している施設。
しかし遠かったり、取るのが難しかったり。とても高かったり。
結構ローカルなおばちゃんコミュニティが多くて、
安くて便利な所は熾烈な取り合いになります。
地の利と時間の優位(僕らは休日の限られた日時しか予約しにいけない)
があってどうしてもおばちゃんに負けてしまう。
ネットでは予約取れそうでも、みんなネットで見ているからヤバイ。
3〜6ヶ月前の予約解禁になったら直ぐに現地にいかないとNG。
このスピードの速さがキモ。
また他のイベントとの兼ね合いもありバッティングは避けたいです。
この事前情報の入手力が鍵を握ります。

会場の広さも重要で、
推定どの位の方々が参加されるかで選ばないといけない。
狭い部屋は会場費が安いので人気。
見積もりを誤ると予算が大きくオーバーして色々と問題になる。
初開催の場合は参加者数が全く想像出来ないので苦しい。
分からんもん。

次に冷暖房代と電気代が徴収される。夏と冬で予算が変わる(涙
会場によっては冷暖房や電気代、プロジェクタ他のレンタル費用が
プラスされて乗っかかるので、追加されると意外と高くなります。

場所の方は駅もしくは交通機関が近いか遠いか。
車を使わないと行けない場所は難しい。
駐車場を確保出来るかどうかも実は課題。意外と難しい。

●懇親会会場
普通に居酒屋とか?場合によってはファミレスとか。
予算と人数を確定させるのが大きな課題。
忘年会の幹事をやった事がある人なら分かるかと。
参加人数は直前にならないと分かりませんが、
土日の会場は予約がすぐいっぱいになります。
早いうちに会場を抑えないと取れません。
ここに大きな矛盾が出てきます。
そう人数が合わせられないんですw
しかし安いお店は先に予約がいっぱいになります。
どうしましょう。

年末年始を除けば基本的に1週間を切ると店が予約でいっぱいになります。
今回は月曜日に予約しましたがギリギリでした。
目標として2週間前にはある程度予想して予約が必要です。
という事で早めにConnpassに登録をお願いしますかも。

●交通手段
電車やバスで移動が容易な場所は良いですが、
案外遠い所が多いです。
移動手段を考える必要があります。
特に雨が降ると辛いです。

・バスの時間
・待ち合わせ場所の時間
・徒歩の移動時間
・遅刻してきた人の移動時間
・昼飯を食べれる場所のリサーチ

の計画を組む必要があります。
地方だとバスが1時間に1本も珍しくはありません。
伊勢市の観光地でもそんな感じでした。
当然、交通便利な場所はおばちゃんとの熾烈な取り合いです。
遠い場所は安くて取りやすいです。
後は、昼飯を食べる場所。飲食店や喫茶店。
他は自販機やコンビニ。意外と見つからなくて大変です。

●Connpassページ作成
これは基本コピペ改変なのでそれほど時間はかかりません。
1時間弱でしょうか。
地図や交通ルートなどを調べる必要がありますので、
細かく情報があると見た人がありがたいかも。
都市圏なら問題ないはずですけど、
初めてくる場所だと意外と苦労します。

問題は、いつ公開するか。
この日程で他の計画とバッティングするか回避できるかが決まります。
当然早めの方が良いです。
例えば、飛行機で来る場合は2ヶ月くらい前から日程を確定したい。
チケットとホテルが高くなって取れなくなるからです。
1〜2週間前の直前に公開したとしたら大きな迷惑です。
日程が決まりません。
移動する人の予約状況を十分に考慮する必要があります。
後は他のイベント関係とバッティングしない日程。
OSCとかKOFとかNT関係とかは特に注意が必要です。
後は会場の予約が可能になる日時。地域によって変わります。

この全てが確定したもっとも早いタイミングで
Connpassを作って公開する必要があります。
早ければ早いほど良いです。
これは仕事の段取りと同じで、この公開タイミングが早いか遅いかで
その人の実務能力が良くわかります。
公開が遅い人は実務能力が特別低いので要注意。


●実質的なスケジュール
ざっくりと

・他のイベントとの日程調整
⇒3〜6ヶ月以内。
 OSCなどは日程公開が遅いので個人的に聞き込みしましょう。
 重要です。
・会場の予約
⇒3〜6ヶ月以内。
 三重県の四日市は6ヶ月以内から予約解禁。
 伊勢市や岐阜は3ヶ月以内から予約解禁。  
 安くて良い場所を確保するなら必ず3ヶ月前。
 おばちゃんとの戦いはスピードが命です。
 場所が3ヶ月以内に確保出来ない幹事は実務能力が低いです。
・懇親会会場
⇒2週間前目安
 1週間前だと安いお店の予約が取れなくなります。
 だからそれより前に予約。
 人数は多少詰めて貰えば1〜2人は追加で入れます。
 関係者とうちうちに相談して決めてしまいます。
・Connpass登録
⇒3ヶ月前目標。
 会場さえ確保出来れば直ぐにでも。
 これは飛行機や高速バスなどで来る人の為に。
 遅いと計画が組めなくなります。
 見えない苦情が一番ここに集中しています。

●まとめ
意外と大変です。
スムーズに出来るかどうかは、スピードで。
事前情報をどれだけ集められるかが課題になります。
自分で決められない情報、つまりOSCなどの日程。
ここは各自で協力して情報を入手して共有しましょう。
そしておばちゃんとの熾烈な会場取り合い。
つまり原則3ヶ月以内でConnpassの公開。
これが大前提の目標です。
幹事さんの実務能力を見るにはここで決まります。
意外とうまくいかないんです・・・

そういう背景があるという事で、
Connpassの登録は早めにご協力をお願いしたいです・・・

posted by kapper at 07:56 | Comment(2) | 近況
この記事へのコメント
昨日はお疲れさまでした!!
いろいろありがとうございます。。
そうですねー、Connpassで早めに状況がわかるとやりやすいですよね!

まぁ昨日はふつーに参加してて、発表もして
さてそのスライドをアップしようとしたら
参加申し込みしてないことに気がついた!!
なんて方がいらっしゃったようですけど(笑)
Posted by 鹿 at 2018年09月09日 08:12
昨日は遠い所を誠にありがとうございます。
誰が何時来るか分からない時もありますので
アレ?と思ったりします。
事前に連絡がないと分からないですね。
Posted by Kapper at 2018年09月09日 09:07
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